【客户档案管理制度】为了规范企业对客户信息的管理，提升客户服务质量和管理水平，确保客户资料的安全性和完整性，特制定本《客户档案管理制度》。该制度适用于公司所有与客户相关的业务活动，涵盖客户信息的收集、录入、存储、更新、使用及保密等各个环节。

一、适用范围

本制度适用于公司各部门在开展市场推广、销售服务、售后服务等工作中所涉及的客户信息管理。所有与客户建立联系的人员均应遵守本制度的相关规定。

二、客户档案内容

客户档案应包括但不限于以下信息：

1. 基础信息：客户名称、联系方式、地址、法定代表人或负责人姓名等；

2. 业务信息：客户所属行业、采购频率、合作历史、订单记录等；

3. 服务信息：客户在使用产品或服务过程中反馈的问题、处理结果及满意度评价；

4. 其他相关信息：如客户偏好、特殊需求、合作意向等。

三、客户档案管理职责

1. 各部门负责本部门客户信息的采集与初步整理；

2. 综合管理部负责统一归档、分类存储，并定期检查档案的完整性和准确性；

3. 客户服务部门负责维护客户档案的动态更新，确保信息的时效性；

4. 信息技术部门负责客户档案系统的建设与维护，保障数据安全。

四、客户档案的使用与权限控制

1. 客户档案仅限于授权人员查阅和使用，严禁擅自泄露；

2. 各级管理人员应根据工作需要，合理设置访问权限；

3. 对于重要客户信息，应实行分级管理，确保信息安全；

4. 档案调阅需登记备案，以便追溯和审计。

五、客户档案的更新与维护

1. 客户信息发生变更时，相关责任人应及时更新档案；

2. 定期对客户档案进行核查，确保信息真实有效；

3. 对长期未有业务往来的客户，应进行状态标注，便于后续跟进；

4. 对已终止合作的客户，应保留其档案一定期限，以备后续参考或审计需要。

六、客户档案的保密与安全

1. 所有客户档案均属于公司机密信息，未经授权不得外传；

2. 禁止将客户信息用于非业务目的，如个人用途或其他商业用途；

3. 电子档案应采取加密存储、权限控制等措施，防止数据泄露；

4. 对违反保密规定的人员，公司将依据相关制度追究责任。

七、附则

1. 本制度由综合管理部负责解释和修订；

2. 本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准；

3. 各部门应结合实际情况，制定实施细则并严格执行。

通过建立健全的客户档案管理制度，不仅有助于提高企业的运营效率，还能增强客户信任度，为企业的可持续发展提供有力支持。